非结构化会议方法:即兴沟通

Impromptu Networking: 快速的分享疑问和期望,相互认识、认知

你可以帮助小组将讨论焦点放在希望解决的问题上。在会议开始前进行使用,可以有效的调用与会人的会议积极性。通过20分钟的开放式问题的相互沟通,能够加强与会人之间的联系。每个人都可以就问题进行深化讨论、关注对方焦点、探索自身对问题的解决。

五个基本结构要素

1. 开场引导

提问:“在这次活动中,你希望得到什么样的挑战?”,“在这次交流会中,你可能够提供什么、你希望收货什么?”

2. 会议组织形式和准备

  • 完全开放的环境,无座椅等。人们可以很方便的寻找讨论伙伴,形成两两结对或讨论小组。

3. 会议参与方式

  • 每个人都同时参与,具有相同的讨论时间。不限制分组大小。
  • 每个人有平等的发言权利

4. 分组方式

  • 结对
  • 鼓励人们寻找陌生人或不同部门的讨论伙伴

5. 会议流程和时间

  • 每一轮讨论中,每个人使用两分钟来阐述自己的认识。每轮4-5分钟。
  • 总会议进行3轮。

意义

  • 通过开放问题和交流,使与会人,特别是新加入的成员,能对问题进行了解
  • 围绕问题进行深入交流
  • 可以对大家反复提及的问题,进行深入展开
  • 帮助害羞的人暖场
  • 鼓励个人对解决方案发表意见
  • 弱化权利,鼓励建立新关系
  • 有理不在言高

提示&技巧

  • 使用开放性、挑战性问题
  • 鼓励与会人根据自身工作或经验,对问题进行展开讨论
  • 在正式会议开始前,使用“即兴沟通”方法
  • 使用铃声(声音越二越好)来进行轮次切换
  • 使用开放性问题,但注意不要太泛
  • 积极参与
  • 进行三轮,不要只玩一、两轮就结束
  • 如果需要分享讨论结果,注意不要侵犯他人隐私或使对方难堪。

变化

  • 每轮话题采用不同的问题方式:“你希望解决什么问题?”,“在上次会议中,还存在哪些挑战?”,“哪些实践可以推进?”
  • 去会议室外进行讨论,增加会议自由度和活性
  • 试试“Social Network Webbing”(另一种结构化方法)
  • 邀请参与人定一个执行计划,参考非结构化会议-“先解决15%的问题”
  • 根据时间,可以加快进度
  • 尝试一下更具交互性的变种:“Liquid Courage ”。由Jamie提出,邀请每一个人,结对完成以下填空题: 在________情况下,如果他们对我_______,我不得不________; 当他们做________,我们应_________;

应用举例

  • 在上课的第一天,为增进学生的课堂关系,教授可以询问大家:“什么原因你选修了此课程?”, “你希望在课堂上学到什么?以及你对课程的见解?”
  • 在跨学科、跨职能领域,Tim将法官、律师、会计、社会工作者等不同的社会角色组织在一起,使用即兴沟通。参考故事:“Fixing a Broken Child Welfare System” 

原文: http://www.liberatingstructures.com/2-impromptu-networking/

非结构化会议 – 概要

我相信,大部分人并不喜欢“文山会海”的工作方式,特别是在传统会议模式下,领导讲话,下属听训。作为组织者,很难挖掘员工的思考,而作为与会人,大多没有参与感,更别提表达见解了。

常见的传统会议表现为两种形式: 一类为宣讲会,通过PPT进行汇报,上传下达,在会议上进行针对性的问题回复;另一种是讨论会,可能类似于头脑风暴,会议结束后记录每个人的意见,甚至没有会议结论。传统会议时间经常很长,结论的过程也长,特别是在与会人众多的情况下,讨论的过程变得非常的无效率。

非结构会议是一种简单、有效、易于学习和实操的会议引导形式,可广泛适用于正式会议和非正式讨论。不论是在学校、医院、公司、非商业组织,每个人都可以通过学习非结构会议的引导方法,提高团队的创新能力,获得高效的会议结果。

会议引导可以被分为以下5种元素,通过这5种元素对非结构会议进行表达的方式,称之为“会议微结构”。

  1. 会议主题。 由会议主持介绍会议的主题,比如“针对这次比赛,我们的优势策略是什么?”,“我们该如何解决现在的困境”,“收集一下新的想法和建议”
  2. 会议准备。包括座位布置、会议材料,是否需要演示屏幕等。
  3. 会议参与方式。与会人参与会议的方式,如主持主讲、每人发言等。
  4. 分组方式。如何对与会人进行分组,按照会议流程分组结构会出现变化。
  5. 会议流程及时间安排。通过会议流程,引导与会人的思考并达到会议结果目标。

以1-2-4-ALL为例,其微结构定义图:


经过整理,目前定义了33个非结构化会议实践,如下:

本专题文章,原文来自:Liberating Structures http://www.liberatingstructures.com/