引导型会议:1-2-4-ALL

所有的人员并行、同时讨论,提出提问、想法和建议。

1-2-4-ALL是一种很容易使用的会议方式,它可以激发与会人进行同时讨论,而且不限制会议成员的数量。1-2-4-ALL通过建立分组展开开放式讨论,将想法和解决方案快速的相互碰撞。最为重要的是,会议所产出的结论是由与会人自发的讨论而形成的,而不是由领导或主持人强加的决策,因此更容易获得团队的共识和执行。

1-2-4-All的微结构定义

1. 会议主题

引导师提出一个问题,可由团队针对这个问题进行背景阐述、寻找解决方法、探求深层次目的。比如:在这次竞争中,我们有哪些优势可以利用? 我们如何处理这次事件?有什么想法并采取行动?

2. 空间布局

  • 与会人数量不限
  • 分别以2人、4人进行分组时,应当便于同小组的人进行面对面交流
  • 桌椅随意
  • 纸、笔,与会人需记录意见和想法

3. 沟通方式

  • 每个人都参与,包括静写、分组讨论(一般不包括会议引导师)
  • 每个人有平等的发言权利

4. 分组方式

个人静写、然后两人结对,然后四人分组,最后全员

5. 会议流程

  • 静写。针对共同的会议主题,每个人写下自己的想法。1分钟。
  • 两人结对。两人对各自的意见进行相互分享、讨论,形成共识。 2分钟。
  • 四人分组。两个结对组成新的四人分组,继续扩展讨论,重点关注意见的相似点、不同点。4分钟。
  • 全员。 每个小组与全员分享一个最重要的想法,5分钟。 必要的情况可以重复一轮。
1-2-4-All微结构定义图

意义

  • 鼓励全员参与,探索问题
  • 避免过度控制引起的“一言堂”
  • 建立自由、安全的讨论空间,减少权力观点
  • 通过“静写”,引出更多元化的观点
  • 通过写下想法、沟通交流和碰撞流程,可以提高观点质量
  • 自然而然的形成团队共识

提示&技巧

  • 引导师应避免对团队讨论结果的偏向影响
  • 要求每个人在静写时写点东西
  • 使用“铃声”来进行会议流程转换
  • 准确的控制时间,必要的话可以进行新一轮,而不是延长时间
  • 在大会议中,将全员分享的组限定在3~4个
  • 在大会议中,引导师或记录员应收集没有公开分享的观点
  • 邀请团队分享与其他组的不同观点
  • 注意保护分组讨论的结论,不能仅仅关注于全员讨论
  • 不评价、将观点可视化、甚至鼓励偏执观点!
  • 如果遇到会议冷场,可切换另一种表达方式推进,如延展话题、勾略框架、通过一个故事进行引导。
  • 团队讨论时,保证一次只有唯一的一个团队在进行发言,其他团队应跟随发言团队进行对话。
  • 如果讨论不够深刻,可以发起第二轮。

变化

  • 当团队观点形成时,将观点写下来,进行可视化的展示
  • 在第二轮、第三轮时使用便利贴展示
  • 将想法与“故事板”、“改进原型”、“生态计划”进行分类
  • 考虑一下在4人讨论之后,增加一个8人讨论。学者Liz Rykert称其为“Octopus”(章鱼)

应用举例

  • 在演说或PPT演示结束后,当想获得更丰富的反馈时,用1-2-4-ALL方法代替“还有什么疑问”?
  • 管理层使用两轮1-2-4-ALL来代替无聊的周会
  • 在主题会议之后,自发的进行主题学习和讨论
  • 小组对问题进行原因定位并寻求创新的解决方案
  • 当会议讨论变得无趣或产生死结时
  • 代替领导传达的方式,传达人们思考和行动计划
  • 当团队严重依赖于领导时,试试用这个方法激发团队的自主思想

引导型会议 – 起点

我相信,大部分人并不喜欢“文山会海”的工作方式。传统会议的格式固定,一般是领导讲话,下属听训。这种固化的会议形式,很难挖掘员工的思考;作为与会人,也大多没有参与感,更不用提表达自身见解了。

传统会议表现为两种形式: 一类为宣讲会,通过PPT进行汇报,上传下达,在会议上进行针对性的问题回复;另一种是汇报会,会议结束后记录每个人的意见,甚至没有会议结论。传统会议时间经常很长,结论的过程也长,特别是在与会人众多的情况下,讨论的过程变得非常的无效率。

引导型会议是一种简单、有效、易于学习和实操的会议引导形式,可广泛适用于正式会议和非正式讨论。不论是在学校、医院、公司、非商业组织,各行业人员都可以通过学习引导型会议的引导方法,提高团队会议的创新能力,获得高效的会议结果。

立即加入”饭团”——高效会议(引导型会议)的互动,通过知识互动,熟练使用会议引导方法。

我们引入了“会议微结构”的概念来准确的定义引导型会议,即引导型会议包括5个关键要素:

  1. 会议主题。 会议讨论的目标;
  2. 空间布局。包括座位布置、会议材料,是否需要演示屏幕等;
  3. 会议参与方式。与会人参与会议的方式,如主持主讲、每人发言等。
  4. 分组方式。如何对与会人进行分组,按照会议流程分组结构会出现变化。
  5. 会议流程及时间安排。通过会议流程,引导与会人的思考并达到会议结果目标。

用会议微结构来描述汇报会,是这样的:

  1. 会议主题。 “听我说”,“今天汇报内容是某某”;
  2. 空间布局。准备座椅,与会人按照秩序坐好,看投影;
  3. 沟通方式。几乎100%的时间交给汇报人;
  4. 分组方式。一个讲述人,其他为与会听众;
  5. 会议流程及时间安排。汇报人主讲,最后加一个Q&A环节。

以1-2-4-ALL引导型会议为例,其微结构定义描述如下:

1-2-4-ALL会议微结构

本系列将持续的介绍33种引导型会议的微结构定义和实践方法,包括:

即兴沟通
快速的分享疑问和期望,相互认识、了解
Min SpecsDiscovery & Action dialogue
9问法
快速、清晰的挖掘团队及成员的核心工作目标
Wise CrowdsIntegrated ~ Autonomy
What, So What, Now What?Wicked QuestionsGenerative Ralationships
TRIZDrawing TogetherCritical Uncertainties
感恩采访
发现成功的源泉
Improv Prototyping
Purpose-To-Prictice
1-2-4-ALL
鼓励所有人同时对问题、想法、建议进行讨论
Agreement-Certainty MatrixEcocycle Planning
User Experience FishbowlShift & SharePanarchy
15% Solutions
发现并聚焦于工作成员的自由时间
Heard, Seen, RespectedWhat I need From You
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