引导型会议-九问法

建立共同的、清晰的工作目标(20分钟)

如果你想建立一条船,别鼓动人们去收集木头、分配他们任务,而应该让他们去憧憬无边海洋另一端的美好。

— 安托万·德圣埃克絮佩里

通过非常简单的方式,就可以快速、清晰的挖掘个体和团队的工作核心目标。

五个基本结构要素

1. 开场引导

提问:“在进行_________(日常事务或挑战)工作时,你的主要工作任务是什么?”, “你可以列一下这些行为活动?”。然后追问:“你为什么觉得这件事情对你很重要?”继续问“为什么”,“为什么”,“为什么”,直问9次,或者直到参与者已经知道这个工作的最深层次的意义,而且不能再向下深挖了。

2. 会议组织形式和准备

  • 没有人数限制
  • 有椅子,方便大家面对面交流;桌子和其他设备不必须。

3. 会议参与方式

  • 每个人平等的参与

4. 分组方式

  • 2-4-All的方式,首先2个人,而后4个,而后全部。

5. 会议流程和时间

  • 每个人加入两人结对,进行5分钟的采访式交流。使用“在进行某某工作中,你的主要工作是什么?”问句开始。 询问人持续的使用“为什么这件事对你很重要”进行追问。5分钟后交换角色。 总计10分钟。
  • 每个组和另一个组分享他们的收获和观点。5分钟。
  • 在全员中,邀请分享收获:“我们的目标是如何影响到我们的下一步行动的?”

如果一个人活着有意义,他能够忍受任何的困难。

— Friedrich Nietzsche

意义

  • 发现团队中真正重要的事情
  • 为即将使用的实施工作建设基础共识
  • 不断浮现的观点,有助于激发组织动力
  • 产生一些小而清晰的的答案,加快制定下一步行动
  • 提供一个基本的规则,用于阶段性评估
  • 产生团队成员准入的关键标准

提示&技巧

  • 建立一个安全的、开放的交流空间,避免争吵;
  • 引入一些有意思的元素,比如在询问“为什么”时,使用儿童的萌萌哒语气;
  • 使用同理心继续追问。变换询问“为什么的方式”,比如“如果今天早上你一觉醒来,所有的假设都实现了,你觉得会发生什么不同的情况?”
  • 确认回答的问题是针对“你的重要性”,而不应是团队的重要。
  • 在不同团队中分享产生的答案和现象,他们之间的有什么共通的结论?
  • 如果提问者被卡住提问了,那么反问一下“是不是你产生什么共鸣?”
  • 对分享的个人案例,注意隐私保护;
  • 在团队中将“9问法”作为日常的目标探索的实践方法

变化

  • 结合使用“感恩采访”的方式,对话开始时使用“在你的成功经验中,你觉得最重要的东西是什么?为什么?为什么?”
  • 询问小组“为工作投入时间和金钱的根本理由”。通过清晰的个人目标、团队讨论可以快速地传播这些想法。将想法总结为更简短的、更有力的语言,如“我们在这里的意义是:”。
  • 在商业场景中,可以问“为什么客户愿意花钱买你的产品?”,“为什么领导层愿意你在他的国家(城市)运行这个商业模式”
  • 在熟练使用“9问法”之后,可以尝试10问或者更多问。
  • 好的目标永远不会结束。动态的邀请其他的成员参与,产生相互影响,加深对工作深层需求的理解。
  • 将回答写在便利贴上,进行编号并粘贴。通过倒金字塔的结构进行排序,广泛的问题放在最上面,细节的问题放在最下面。比较、总结。
  • 扩展询问:“在团队中什么是最重要的?”
  • 在网络会议中,通过聊天框中分享他们的想法。
  • 参考Purpose-To-PracticeGenerative RelationshipsWise CrowdsWhat, So What, Now What? 以及其他的非结构化会议方法。

应用举例

  • 启动合作研究组织时,为了建立一个令人信服的共同目标,The Quality Commons,由7个卫生系统为代表组成的美国健康服务研究协会,使用了九问法作为“从目标到实践”非结构化的第一个议程。
  • 作为课程的第一课,Troika Consulting or Wise Crowds都会使用九问法;
  • 阐明发布新产品的的目的;
  • 对“设计看板”中的每一个元素,询问:“为什么你觉得这个活动很重要”,“它给业务带来的什么贡献?”
  • 可以个人使用,深挖个人目标。

其他材料

原文Nine Whys

引导型会议方法:即兴沟通

Impromptu Networking: 快速的分享疑问和期望,相互认识、认知

你可以帮助小组将讨论焦点放在希望解决的问题上。在会议开始前进行使用,可以有效的调用与会人的会议积极性。通过20分钟的开放式问题的相互沟通,能够加强与会人之间的联系。每个人都可以就问题进行深化讨论、关注对方焦点、探索自身对问题的解决。

五个基本结构要素

1. 开场引导

提问:“在这次活动中,你希望得到什么样的挑战?”,“在这次交流会中,你可能够提供什么、你希望收货什么?”

2. 会议组织形式和准备

  • 完全开放的环境,无座椅等。人们可以很方便的寻找讨论伙伴,形成两两结对或讨论小组。

3. 会议参与方式

  • 每个人都同时参与,具有相同的讨论时间。不限制分组大小。
  • 每个人有平等的发言权利

4. 分组方式

  • 结对
  • 鼓励人们寻找陌生人或不同部门的讨论伙伴

5. 会议流程和时间

  • 每一轮讨论中,每个人使用两分钟来阐述自己的认识。每轮4-5分钟。
  • 总会议进行3轮。

意义

  • 通过开放问题和交流,使与会人,特别是新加入的成员,能对问题进行了解
  • 围绕问题进行深入交流
  • 可以对大家反复提及的问题,进行深入展开
  • 帮助害羞的人暖场
  • 鼓励个人对解决方案发表意见
  • 弱化权利,鼓励建立新关系
  • 有理不在言高

提示&技巧

  • 使用开放性、挑战性问题
  • 鼓励与会人根据自身工作或经验,对问题进行展开讨论
  • 在正式会议开始前,使用“即兴沟通”方法
  • 使用铃声(声音越二越好)来进行轮次切换
  • 使用开放性问题,但注意不要太泛
  • 积极参与
  • 进行三轮,不要只玩一、两轮就结束
  • 如果需要分享讨论结果,注意不要侵犯他人隐私或使对方难堪。

变化

  • 每轮话题采用不同的问题方式:“你希望解决什么问题?”,“在上次会议中,还存在哪些挑战?”,“哪些实践可以推进?”
  • 去会议室外进行讨论,增加会议自由度和活性
  • 试试“Social Network Webbing”(另一种结构化方法)
  • 邀请参与人定一个执行计划,参考非结构化会议-“先解决15%的问题”
  • 根据时间,可以加快进度
  • 尝试一下更具交互性的变种:“Liquid Courage ”。由Jamie提出,邀请每一个人,结对完成以下填空题: 在________情况下,如果他们对我_______,我不得不________; 当他们做________,我们应_________;

应用举例

  • 在上课的第一天,为增进学生的课堂关系,教授可以询问大家:“什么原因你选修了此课程?”, “你希望在课堂上学到什么?以及你对课程的见解?”
  • 在跨学科、跨职能领域,Tim将法官、律师、会计、社会工作者等不同的社会角色组织在一起,使用即兴沟通。参考故事:“Fixing a Broken Child Welfare System” 

原文: http://www.liberatingstructures.com/2-impromptu-networking/

引导型会议:1-2-4-ALL

所有的人员并行、同时讨论,提出提问、想法和建议。

1-2-4-ALL是一种很容易使用的会议方式,它可以激发与会人进行同时讨论,而且不限制会议成员的数量。1-2-4-ALL通过建立分组展开开放式讨论,将想法和解决方案快速的相互碰撞。最为重要的是,会议所产出的结论是由与会人自发的讨论而形成的,而不是由领导或主持人强加的决策,因此更容易获得团队的共识和执行。

1-2-4-All的微结构定义

1. 会议主题

引导师提出一个问题,可由团队针对这个问题进行背景阐述、寻找解决方法、探求深层次目的。比如:在这次竞争中,我们有哪些优势可以利用? 我们如何处理这次事件?有什么想法并采取行动?

2. 空间布局

  • 与会人数量不限
  • 分别以2人、4人进行分组时,应当便于同小组的人进行面对面交流
  • 桌椅随意
  • 纸、笔,与会人需记录意见和想法

3. 沟通方式

  • 每个人都参与,包括静写、分组讨论(一般不包括会议引导师)
  • 每个人有平等的发言权利

4. 分组方式

个人静写、然后两人结对,然后四人分组,最后全员

5. 会议流程

  • 静写。针对共同的会议主题,每个人写下自己的想法。1分钟。
  • 两人结对。两人对各自的意见进行相互分享、讨论,形成共识。 2分钟。
  • 四人分组。两个结对组成新的四人分组,继续扩展讨论,重点关注意见的相似点、不同点。4分钟。
  • 全员。 每个小组与全员分享一个最重要的想法,5分钟。 必要的情况可以重复一轮。
1-2-4-All微结构定义图

意义

  • 鼓励全员参与,探索问题
  • 避免过度控制引起的“一言堂”
  • 建立自由、安全的讨论空间,减少权力观点
  • 通过“静写”,引出更多元化的观点
  • 通过写下想法、沟通交流和碰撞流程,可以提高观点质量
  • 自然而然的形成团队共识

提示&技巧

  • 引导师应避免对团队讨论结果的偏向影响
  • 要求每个人在静写时写点东西
  • 使用“铃声”来进行会议流程转换
  • 准确的控制时间,必要的话可以进行新一轮,而不是延长时间
  • 在大会议中,将全员分享的组限定在3~4个
  • 在大会议中,引导师或记录员应收集没有公开分享的观点
  • 邀请团队分享与其他组的不同观点
  • 注意保护分组讨论的结论,不能仅仅关注于全员讨论
  • 不评价、将观点可视化、甚至鼓励偏执观点!
  • 如果遇到会议冷场,可切换另一种表达方式推进,如延展话题、勾略框架、通过一个故事进行引导。
  • 团队讨论时,保证一次只有唯一的一个团队在进行发言,其他团队应跟随发言团队进行对话。
  • 如果讨论不够深刻,可以发起第二轮。

变化

  • 当团队观点形成时,将观点写下来,进行可视化的展示
  • 在第二轮、第三轮时使用便利贴展示
  • 将想法与“故事板”、“改进原型”、“生态计划”进行分类
  • 考虑一下在4人讨论之后,增加一个8人讨论。学者Liz Rykert称其为“Octopus”(章鱼)

应用举例

  • 在演说或PPT演示结束后,当想获得更丰富的反馈时,用1-2-4-ALL方法代替“还有什么疑问”?
  • 管理层使用两轮1-2-4-ALL来代替无聊的周会
  • 在主题会议之后,自发的进行主题学习和讨论
  • 小组对问题进行原因定位并寻求创新的解决方案
  • 当会议讨论变得无趣或产生死结时
  • 代替领导传达的方式,传达人们思考和行动计划
  • 当团队严重依赖于领导时,试试用这个方法激发团队的自主思想

引导型会议 – 原则

规则简单才能释放创新能力
  • 简单: 只需要几分钟就能说明会议规则
  • 无需专家引导:初学者在体验后,可以快速学习到会议方法
  • 关注结果:产生高于期望的,具有创新力的会议结果
  • 快速循环:可以通过递进的多轮会议流程,达到更深入讨论的目的
  • 创新:会议过程可以激发与会人的创新思维及表达
  • 投入:每个人都要求参与到会议讨论中。
  • 可进行各种规模的会议:会议方式可全面适用于小型日常工作、大项目、战略会,可针对参与人规模进行会议方式的调整。
  • 有趣。可持续的激发自由的发言和反馈
  • 可自我推广的:在不需要专业培训的情况下,引导型会议也应易于被参与者学习和自我应用;
  • 高适用性:在遵循基本框架的前提下,会议规则进行适当变化,以适用于实际会议情况。

引导型会议 – 起点

我相信,大部分人并不喜欢“文山会海”的工作方式。传统会议的格式固定,一般是领导讲话,下属听训。这种固化的会议形式,很难挖掘员工的思考;作为与会人,也大多没有参与感,更不用提表达自身见解了。

传统会议表现为两种形式: 一类为宣讲会,通过PPT进行汇报,上传下达,在会议上进行针对性的问题回复;另一种是汇报会,会议结束后记录每个人的意见,甚至没有会议结论。传统会议时间经常很长,结论的过程也长,特别是在与会人众多的情况下,讨论的过程变得非常的无效率。

引导型会议是一种简单、有效、易于学习和实操的会议引导形式,可广泛适用于正式会议和非正式讨论。不论是在学校、医院、公司、非商业组织,各行业人员都可以通过学习引导型会议的引导方法,提高团队会议的创新能力,获得高效的会议结果。

立即加入”饭团”——高效会议(引导型会议)的互动,通过知识互动,熟练使用会议引导方法。

我们引入了“会议微结构”的概念来准确的定义引导型会议,即引导型会议包括5个关键要素:

  1. 会议主题。 会议讨论的目标;
  2. 空间布局。包括座位布置、会议材料,是否需要演示屏幕等;
  3. 会议参与方式。与会人参与会议的方式,如主持主讲、每人发言等。
  4. 分组方式。如何对与会人进行分组,按照会议流程分组结构会出现变化。
  5. 会议流程及时间安排。通过会议流程,引导与会人的思考并达到会议结果目标。

用会议微结构来描述汇报会,是这样的:

  1. 会议主题。 “听我说”,“今天汇报内容是某某”;
  2. 空间布局。准备座椅,与会人按照秩序坐好,看投影;
  3. 沟通方式。几乎100%的时间交给汇报人;
  4. 分组方式。一个讲述人,其他为与会听众;
  5. 会议流程及时间安排。汇报人主讲,最后加一个Q&A环节。

以1-2-4-ALL引导型会议为例,其微结构定义描述如下:

1-2-4-ALL会议微结构

本系列将持续的介绍33种引导型会议的微结构定义和实践方法,包括:

即兴沟通
快速的分享疑问和期望,相互认识、了解
Min SpecsDiscovery & Action dialogue
9问法
快速、清晰的挖掘团队及成员的核心工作目标
Wise CrowdsIntegrated ~ Autonomy
What, So What, Now What?Wicked QuestionsGenerative Ralationships
TRIZDrawing TogetherCritical Uncertainties
感恩采访
发现成功的源泉
Improv Prototyping
Purpose-To-Prictice
1-2-4-ALL
鼓励所有人同时对问题、想法、建议进行讨论
Agreement-Certainty MatrixEcocycle Planning
User Experience FishbowlShift & SharePanarchy
15% Solutions
发现并聚焦于工作成员的自由时间
Heard, Seen, RespectedWhat I need From You
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