引导型会议-九问法

建立共同的、清晰的工作目标(20分钟)

如果你想建立一条船,别鼓动人们去收集木头、分配他们任务,而应该让他们去憧憬无边海洋另一端的美好。

— 安托万·德圣埃克絮佩里

通过非常简单的方式,就可以快速、清晰的挖掘个体和团队的工作核心目标。

五个基本结构要素

1. 开场引导

提问:“在进行_________(日常事务或挑战)工作时,你的主要工作任务是什么?”, “你可以列一下这些行为活动?”。然后追问:“你为什么觉得这件事情对你很重要?”继续问“为什么”,“为什么”,“为什么”,直问9次,或者直到参与者已经知道这个工作的最深层次的意义,而且不能再向下深挖了。

2. 会议组织形式和准备

  • 没有人数限制
  • 有椅子,方便大家面对面交流;桌子和其他设备不必须。

3. 会议参与方式

  • 每个人平等的参与

4. 分组方式

  • 2-4-All的方式,首先2个人,而后4个,而后全部。

5. 会议流程和时间

  • 每个人加入两人结对,进行5分钟的采访式交流。使用“在进行某某工作中,你的主要工作是什么?”问句开始。 询问人持续的使用“为什么这件事对你很重要”进行追问。5分钟后交换角色。 总计10分钟。
  • 每个组和另一个组分享他们的收获和观点。5分钟。
  • 在全员中,邀请分享收获:“我们的目标是如何影响到我们的下一步行动的?”

如果一个人活着有意义,他能够忍受任何的困难。

— Friedrich Nietzsche

意义

  • 发现团队中真正重要的事情
  • 为即将使用的实施工作建设基础共识
  • 不断浮现的观点,有助于激发组织动力
  • 产生一些小而清晰的的答案,加快制定下一步行动
  • 提供一个基本的规则,用于阶段性评估
  • 产生团队成员准入的关键标准

提示&技巧

  • 建立一个安全的、开放的交流空间,避免争吵;
  • 引入一些有意思的元素,比如在询问“为什么”时,使用儿童的萌萌哒语气;
  • 使用同理心继续追问。变换询问“为什么的方式”,比如“如果今天早上你一觉醒来,所有的假设都实现了,你觉得会发生什么不同的情况?”
  • 确认回答的问题是针对“你的重要性”,而不应是团队的重要。
  • 在不同团队中分享产生的答案和现象,他们之间的有什么共通的结论?
  • 如果提问者被卡住提问了,那么反问一下“是不是你产生什么共鸣?”
  • 对分享的个人案例,注意隐私保护;
  • 在团队中将“9问法”作为日常的目标探索的实践方法

变化

  • 结合使用“感恩采访”的方式,对话开始时使用“在你的成功经验中,你觉得最重要的东西是什么?为什么?为什么?”
  • 询问小组“为工作投入时间和金钱的根本理由”。通过清晰的个人目标、团队讨论可以快速地传播这些想法。将想法总结为更简短的、更有力的语言,如“我们在这里的意义是:”。
  • 在商业场景中,可以问“为什么客户愿意花钱买你的产品?”,“为什么领导层愿意你在他的国家(城市)运行这个商业模式”
  • 在熟练使用“9问法”之后,可以尝试10问或者更多问。
  • 好的目标永远不会结束。动态的邀请其他的成员参与,产生相互影响,加深对工作深层需求的理解。
  • 将回答写在便利贴上,进行编号并粘贴。通过倒金字塔的结构进行排序,广泛的问题放在最上面,细节的问题放在最下面。比较、总结。
  • 扩展询问:“在团队中什么是最重要的?”
  • 在网络会议中,通过聊天框中分享他们的想法。
  • 参考Purpose-To-PracticeGenerative RelationshipsWise CrowdsWhat, So What, Now What? 以及其他的非结构化会议方法。

应用举例

  • 启动合作研究组织时,为了建立一个令人信服的共同目标,The Quality Commons,由7个卫生系统为代表组成的美国健康服务研究协会,使用了九问法作为“从目标到实践”非结构化的第一个议程。
  • 作为课程的第一课,Troika Consulting or Wise Crowds都会使用九问法;
  • 阐明发布新产品的的目的;
  • 对“设计看板”中的每一个元素,询问:“为什么你觉得这个活动很重要”,“它给业务带来的什么贡献?”
  • 可以个人使用,深挖个人目标。

其他材料

原文Nine Whys

引导型会议 – 原则

规则简单才能释放创新能力
  • 简单: 只需要几分钟就能说明会议规则
  • 无需专家引导:初学者在体验后,可以快速学习到会议方法
  • 关注结果:产生高于期望的,具有创新力的会议结果
  • 快速循环:可以通过递进的多轮会议流程,达到更深入讨论的目的
  • 创新:会议过程可以激发与会人的创新思维及表达
  • 投入:每个人都要求参与到会议讨论中。
  • 可进行各种规模的会议:会议方式可全面适用于小型日常工作、大项目、战略会,可针对参与人规模进行会议方式的调整。
  • 有趣。可持续的激发自由的发言和反馈
  • 可自我推广的:在不需要专业培训的情况下,引导型会议也应易于被参与者学习和自我应用;
  • 高适用性:在遵循基本框架的前提下,会议规则进行适当变化,以适用于实际会议情况。

引导型会议 – 起点

我相信,大部分人并不喜欢“文山会海”的工作方式。传统会议的格式固定,一般是领导讲话,下属听训。这种固化的会议形式,很难挖掘员工的思考;作为与会人,也大多没有参与感,更不用提表达自身见解了。

传统会议表现为两种形式: 一类为宣讲会,通过PPT进行汇报,上传下达,在会议上进行针对性的问题回复;另一种是汇报会,会议结束后记录每个人的意见,甚至没有会议结论。传统会议时间经常很长,结论的过程也长,特别是在与会人众多的情况下,讨论的过程变得非常的无效率。

引导型会议是一种简单、有效、易于学习和实操的会议引导形式,可广泛适用于正式会议和非正式讨论。不论是在学校、医院、公司、非商业组织,各行业人员都可以通过学习引导型会议的引导方法,提高团队会议的创新能力,获得高效的会议结果。

立即加入”饭团”——高效会议(引导型会议)的互动,通过知识互动,熟练使用会议引导方法。

我们引入了“会议微结构”的概念来准确的定义引导型会议,即引导型会议包括5个关键要素:

  1. 会议主题。 会议讨论的目标;
  2. 空间布局。包括座位布置、会议材料,是否需要演示屏幕等;
  3. 会议参与方式。与会人参与会议的方式,如主持主讲、每人发言等。
  4. 分组方式。如何对与会人进行分组,按照会议流程分组结构会出现变化。
  5. 会议流程及时间安排。通过会议流程,引导与会人的思考并达到会议结果目标。

用会议微结构来描述汇报会,是这样的:

  1. 会议主题。 “听我说”,“今天汇报内容是某某”;
  2. 空间布局。准备座椅,与会人按照秩序坐好,看投影;
  3. 沟通方式。几乎100%的时间交给汇报人;
  4. 分组方式。一个讲述人,其他为与会听众;
  5. 会议流程及时间安排。汇报人主讲,最后加一个Q&A环节。

以1-2-4-ALL引导型会议为例,其微结构定义描述如下:

1-2-4-ALL会议微结构

本系列将持续的介绍33种引导型会议的微结构定义和实践方法,包括:

即兴沟通
快速的分享疑问和期望,相互认识、了解
Min SpecsDiscovery & Action dialogue
9问法
快速、清晰的挖掘团队及成员的核心工作目标
Wise CrowdsIntegrated ~ Autonomy
What, So What, Now What?Wicked QuestionsGenerative Ralationships
TRIZDrawing TogetherCritical Uncertainties
感恩采访
发现成功的源泉
Improv Prototyping
Purpose-To-Prictice
1-2-4-ALL
鼓励所有人同时对问题、想法、建议进行讨论
Agreement-Certainty MatrixEcocycle Planning
User Experience FishbowlShift & SharePanarchy
15% Solutions
发现并聚焦于工作成员的自由时间
Heard, Seen, RespectedWhat I need From You
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